Könyvelőváltás
Lássuk a következő mítoszt! A járjuk körbe kicsit a könyvelő váltás kérdéseit! Hát lehet, hogy itt valakinek egy általam érthetetlen dologról kellene lerántania a fátylat! A Nemzeti Adó-és Vámhivatalnál eltöltött éveim alatt számos olyan nehéz helyzetbe jutott vállalkozóval találkoztam, aki saját bevallása szerint a könyvelője hibájából jutott a tönk szélére. Persze, mindig a könyvelő a hibás! Hát nem. Kikérem magamnak a saját nevemben, és minden tisztességes, becsületes könyvelő nevében. De! Sajnos azt kell, hogy mondjam, nem egy esetben találkoztam, sőt most a másik oldalon is napi szinten találkozom „szakmai horror” -ral.
És itt jön az, amit én nem értek, sőt, már akkor sem értettem, amikor az adóhatóságnál dolgoztam. A vállalkozás ellen végrehajtási eljárást indított a NAV, ami többnyire valamilyen szankcióként kiszabott nagy összeg be nem fizetéséből, vagy az adófizetési kötelezettség megszegéséből adódott. Lássuk, azt, hogy mi az, amin én értetlenkedek! Nem egy esetben azért bírságolt az adóhatóság, mert valahogy nem érkeztek be azok a fránya ÁFA bevallások. Több, mint egy évig nem küldte be azokat a könyvelő. Nem került beadásra az éves beszámoló. Nem lettek, vagy nem jól lettek bejelentve a munkavállalók. (Be nem jelentett foglalkoztatásért hamar kiszalad az egy millás bírság, üzletbezárás!). Nem tudta a vállalkozó, hogy a cégének adótartozása van. Nem kapott információt arról, hogy beküldte-e a könyvelő a bevallást, ha igen, nem tudta, mennyit kell befizetni. Ha leadta a jelenléti ívet a könyvelőnek, hogyhogy nem annak megfelelően került beküldésre a bevallás, ha egyáltalán…? Nem tudja mennyivel tartozik az adóhatóságnak?
Szóval itt tisztázzunk valamit: amit a könyvelő művel, azért a cégvezető a felelős, neki ellenőriznie kell a könyvelő munkáját!
Cégvezetőként nem ért a könyveléshez? Nem is kell. Elég a JPÉ (józan paraszti ész) és némi vállalkozási ismeret. Ha van bevételed, van ÁFA (hacsak nem vagy valami okból mentes), szóval kell bevallás és még fizetni is kell. A vállalkozás indításakor tisztázni kell, milyen időszakokban kell bevallást beadni, és mikor változhat meg a bevallási gyakoriság. És meg kell követelni a szolgáltatótól, hogy amikor beadta, küldjön egy olvasható (pdf) változatot, és írja meg a fizetendő összeget. (Az sem árt, ha előtte egyeztettetek az összegről). Az új dolgozó bejelentéséről és a járulékbevallásról is küldjön egy példányt a könyvelő, amit össze tudsz hasonlítani a valósággal, jelenléti ívvel. Meg persze az utalandó járulékokról, lehetőleg számlaszámmal, nehogy rossz helyre utalj, ha valami megváltozott. Rendszeres időközönként, akár havi szinten, figyelned kell a céged adófolyószámláját, mint egy kvázi szállítóét (csak kicsit szigorúbb?), hogy nem tartozol-e neki. Szóval, ha ilyen alapdolgokkal gond van, ráadásul hosszabb ideje, akkor váltani kell. Megkérdeztem sok olyan cégvezetőt, aki a cége (nem mellesleg a saját) életéért küzdött, hogy miért nem váltott könyvelőt. Itt nagyon komoly indokokat kaptam. Álljon itt néhány: „Háát…. nem is tudom.” (Több millió forintos bírságok után, melyeknek egy részét ki is fizette!) „Ezer éve ő könyvel” Régi barát, cimbora, együtt sörözünk, …, még megsértődne. „Úgy sajnálom szegényt.” (Rámehet a céged, egzisztenciád!) „Nem mertem.” (No komment.) Ezer és egy ezekhez hasonló válasz.
Következő kategória, ahol még nincs baj (Tényleg nincs?). Civil életemben, baráti beszélgetések közben amikor szóba kerül egy szakmai kérdés, vagy valamelyik barátom, ismerősöm felhív egy ilyen kérdéssel, én meg rutinból elkezdek pörögni rajta, még bele is fogok a válaszba. Azután felteszem a kérdést, hogy miért nem a könyvelőjét kérdezi. Erre a válasz: „Az ő könyvelője nem tudja” (Kiütközik az egóm, miért nem olyannal könyveltetsz, aki tudja?) „Nem akarom ezzel zavarni” (Mi van?! Fizetsz neki, ez a dolga!) Ha felteszem a kérdést, miért nem vált, hasonló válaszokat kapok, mint amilyeneket az előbb írtam. Esetleg ilyeneket is: „Nem érek rá.” „Annyira macerás” „Hol találok jobbat?” Tényleg múlhat, múlik ilyenen egy cég sorsa, jövője?
Akkor a sztorizgatás után nézzük meg, mik azok a dolgok, amiket joggal vársz el a könyvelődtől a pénzedért. (Az alapszabályt Te is tudod, ha mogyoróval fizetsz, majmokat kapsz. Megdöbbentő módon a fentiekben nem az volt a jellemző, hogy olcsójánossokkal, zugmancikákkal, okosban oldották meg a könyvelést.)
Csak felsorolás jelleggel tekintsük át az alapelvárásokat:
- Legyen köztetek írásos könyvelői szolgáltatási szerződés.
- Legyen a szolgáltatódnak szakmai felelősségbiztosítása.
- Adjon számlát az elvégzett munkáról, amit kifizettél neki. (Ha nincs számla, hiába a felelősség biztosítás, nehéz azt érvényesíteni. Meg különben is. Neked nincs fekete bevételed.)
- Legyen szakképzett, regisztrált mérlegképes könyvelő, rendelkezzen jó számítástechnikai ismertekkel, illetve ilyen munkatársakat alkalmazzon.
- Ismerje az iparágat, melyben tevékenykedsz, hiszen így tud a cégedre vonatkozó jogszabályváltozásokról tájékoztatni, tanácsokat adni, céged működését segíteni.
- Rendszeresen tájékoztasson céged pénzügyeiről, fizetendő adókról, járulékokról, adófolyószámlád egyenlegéről, tagi kölcsönökről, házi pénztár állásáról.
- Segítse a céged optimális működését.
- Legyen elérhető, ha kérdésed van, válaszoljon.
- Ha valamiért meg kell jelenned az adóhatóság előtt, készítsen fel, lásson el tanácsaival, kísérjen el, ha nem szükséges a személyes megjelenésed, esetleg képviseljen. Ezért a megállapodásotok szerint külön díjat számolhat fel.
Ha van olyan, ami nem így működik, vagy nem vagy vele teljesen tisztában, beszéld meg a könyvelőddel, mondd el neki, mivel tudja előrébb vinni a cégedet, könnyíteni a munkádat, mit vársz el tőle a pénzedért. Meg fogsz lepődni, milyen sokat tud segíteni neked. Előfordulhat, hogy újra kell tárgyalnotok a megállapodásotokat, a szolgáltatási díjat és új szerződést kell kötnötök. Hidd el megéri!
És akkor most nézzük, hogy mikor kell hangosan szólnia a vészcsengőnek: VÁLTS KÖNYVELŐT!
- Nincs írásos szerződésetek, és nem is hajlandó ilyet kötni, vagy állandóan kibújik alóla. Gondolkozz el rajta, mi lehet az oka!
- Akadozik a kommunikáció, nehezen lehet elérni, nem, vagy csak nagyon későn válaszol a kérdéseidre.
- Gond van a bevallásokkal, nem tudod mit, mikor küldött be, hiába kérdezed, nem tudod, mikor hova, mennyit kell utalnod, nem egyezik a könyvelés az adófolyószámlával.
- Ha szükséged van valamilyen könyvelésre átadott dokumentumra, azt csak nehézkesen, hosszas noszogatásra „ássa elő”.
- Egy esetleges NAV ellenőrzésre nem tudja időben rendezetten átadni a könyvelési anyagot.
- A NAV ellenőrzés hírére megbetegszik, elérhetetlenné válik…
- A NAV bírságol, és nem tudod miért. A könyvelőd sem, vagy hallgat róla.
- Kapsz egy határozatot, hogy a céged adószámát felfüggesztették, mert nem került beadásra az előző évi beszámoló.
Ez a mentsd, ami menthető helyzet, keress új könyvelőt, mert könnyen bukhatod a céged, és korlátolt felelősség ide, korlátolt felelősség oda, a magánvagyonodat is. Nem lesz kis munka, de ha jól választasz új szolgáltatót, ő nagyon sokat tud segíteni.
